W codziennej pracy uświadamiam moim klientom, że umowa zawierana ustnie też jest ważna i rodzi skutki prawne. Jeśli pan Oszczędny postanowi kupić od pana Kowalskiego komplet mebli wypoczynkowych za 3000 zł i dojdą do porozumienia w tej kwestii, to taka umowa jest ważna. Jeśli Kowalski wyda meble, a pan Oszczędny postanowi nie zapłacić, to pan Kowalski może domagać się zapłaty i powołać na zawartą ustnie umowę.
Ale co w sytuacji, gdy chcemy zawrzeć umowę drogą mailową, bez przesyłania zbędnej korespondencji przez pocztę? Jest to jak najbardziej możliwe.
Jeden z moich klientów trafił do mnie ze sprawą, gdzie otrzymał mailem ofertę zawarcia umowy. Skontaktował się telefonicznie z konsultantem, przedstawił zmiany, jakich oczekuje. Po uzyskaniu informacji, że dwa warunki zaraz zostaną spełnione, a w sprawie trzeciego proszą o wysłanie maila, był spokojny. Odpisał, że zgadza się na zawarcie umowy, ale prosi o weryfikację trzeciego warunku.
Jakie było jego zdziwienie, gdy po jakimś czasie okazało się, że umowa została zawarta, ale na warunkach przesyłającego ofertę, z uwzględnieniem tylko zmiany z maila.
Jaki z tego wniosek? Po pierwsze, jasno i precyzyjnie wkazywać nadawcy maila tą samą drogą (czyli za pośrednictwem maila zwrotnego), czego nie akceptujemy, co akceptujemy w ofercie. Nie wierzmy na słowo, że sama rozmowa wystarczy.
Zawsze powtarzam, ze najbezpieczniejszą formą umowy jest zwykła pisemna. Dlaczego? Chociażby z tego powodu, że taką umowę trudniej podważyć, trudniej twierdzić, że to nie nasz podpis na umowie. W przypadku umów zawieranych za pośrednictwem poczty elektronicznej łatwo powiedzieć, że to nie dana osoba wysłała korespondencję. Możliwe jest też wiele innych pułapek, których można uniknąć przy klasycznej umowie.
Ale jeśli z jakichś względów takiej zwykłej pisemnej umowy nie możemy lub nie chcemy zawrzeć, to wszystkie ważne informacje starajmy się artykułować w mailach. Tak by, w przyszłości nie było problemu z udowodnieniem, czego oczekiwały strony umowy i co sobie wzajemnie obiecały wykonać, za co zapłacić.